Gestão estratégica
A implementação de uma gestão estratégica passa pela delineação dos seguintes elementos:
-Visão
-Missão
-Objectivos
-Plano de acção
Para que as organizações consigam formular estes quatros elementos, é necessário que efectuem uma análise cuidadosa de meio ambiente e das suas competências.
De facto é através de um conhecimento preciso acerca das áreas onde a organização tem recursos mais competitivos que se torna possível alinhá-las ao meio envolvente.
Após um estudo detalhado acerca do meio envolvente e das competências organizacionais, os responsáveis encontram-se, então, em condições de poderem delinear a estratégia que pretendem seguir para a organização. É importante ressalvar que muito do sucesso organizacional passa pela capacidade dos dirigentes em conseguirem que a visão, a missão, os objectivos e o plano de acção formem um todo coerente de actuação junto do mercado.
Visão organizacional
A visão dos responsáveis corresponde ao que pretendem para a sua organização, como gostariam de a ver no futuro. Essa visão é muito importante, uma vez que vai ser o fio condutor que orienta os membros da organização a canalizarem todas capacidades no sentido de tornar esse ideal possível de se concretizar. Ou seja, cabe à visão delineada pelos responsáveis o papel de motivar as pessoas para superarem os seus próprios limites, levando à competitividade organizacional.
Missão organizacional
Podemos ainda referir que, na maioria das vezes, a visão não este escrita, sendo comunicada em conversas e reuniões que os fundadores vão tendo. E, de facto é quando os fundadores passam essa visão a um documento escrito que se define, normalmente, a missão. Esta consiste na formalização dos princípios e orientações globais que irão reger a vida da organização no seu futuro. Na missão, são especificados os seguintes aspectos:
-Motivos para a existência da empresa;
-Especificação do negócio;
-Competências organizacionais;
-Definição dos clientes alvo
-Definição dos valores organizacionais
Dentro deste conjunto de aspectos, existe um que deverá ter maior destaque e que se refere às competências organizacionais, na medida em que estas vão resultar de todos os outros aspectos e estabelecer a diferença face ás outras organizações
Desta forma, os membros da organização terão consciência de quais são as principais competências que a organização precisa e incentiva, podendo canalizar os seus esforços no sentido de as desenvolver. Como consequência, a missão vai ter um papel ainda mais forte ao nível da motivação das pessoas uma vez que as canaliza para as áreas que são mais importantes para a organização.
Objectivos organizacionais
São afirmações que especificam os resultados dos mensuráveis que a organização pretende atingir a longo prazo. Para que os objectivos sejam adequadamente definidos, existem duas premissas básicas que terão de preencher:
-Os objectivos devem de ser quantificáveis, quer isto dizer que terão de ser passíveis de ser medidos;
-Os objectivos terão de definir a data limite em que terão de ser atingidos.
Assim é também possível conhecer desvios face aos objectivos, desta forma, introduzir medidas correctivas, no sentido de os atingir ou de os reformular.
Os membros da organização têm de sentir que é necessário implementar mecanismos que permitam melhorar a produtividade da organização, de modo a que esta seja competitiva. Caso contrário, encararão a avaliação de desempenho como algo que serve para os controlar e, portanto, ficam relutantes, criando-se um clima de desconfiança e medo face ao processo.
Para tal não acontecer é necessário sensibilizar as pessoas para a avaliação de desempenho por objectivos através de reuniões, de modo a que se apercebam da utilidade de se implementar este tipo de sistema. Só depois de se conseguir o envolvimento das pessoas, é possível tirar as vantagens que este tipo de processos tem e que consiste em:
-Melhorar a produtividade do indivíduo, das equipas e da organização;
-Aumentar o controlo de desempenho individual, das equipas e da organização;
-Corrigir erros mais atempadamente;
-Criar sistemas de informação que permitam a cada pessoa conhecer o seu desempenho;
-Efectuar uma comparação regular de resultados;
-Determinar se os resultados individuais foram atingidos;
-Conseguir maior justiça na gestão dos recursos humanos, nomeadamente na atribuição de incentivos, nas promoções e nos programas de desenvolvimento.
O processo de avaliação de desempenho por objectivos tem de partir da identificação da visão, missão, objectivos e dos planos de acção para a organização. Em seguida, diferentes elementos dão origem aos objectivos e planos de acção dos departamentos que por sua vez, vão orientar o estabelecimento dos objectivos de equipa/indivíduo correspondentes a cada função.
Assim os objectivos estabelecem-se em cascata em que o nível hierárquico traduz os objectivos do seu superior, mas a um nível mais específico e de alcance mais limitado.
Passa pela identificação de quais são as principais responsabilidades que cada pessoa tem na sua função. A identificação das responsabilidades deve ser feita pedindo ao indivíduo ou aos membros de uma equipa que reflictam acerca das suas responsabilidades, tendo por base os objectivos e planos de acção que foram traçados previamente para o departamento.
Existem alguns aspectos que podem ajudar a identificar mais facilmente as suas responsabilidades de cada pessoa nomeadamente: Identificar todas as responsabilidades a nível de gestão e a nível operacional que consumem mais tempo, energia e esforço relativamente ao período para o qual se esta a projectar a avaliação de desempenho; As responsabilidades não devem cobrir todo o trabalho, mas sim as áreas mais prioritárias na função da pessoa; É importante que se identifiquem responsabilidades e não tarefas que a pessoa executa.
Objectivos individuais
Os objectivos devem relacionar-se com o trabalho que a pessoa executa que é passível de ser medido através de resultados ou, então, através de projectos cujo cumprimento depende de se completar determinada actividade.
Para que a avaliação de desempenho ocorra de forma mais adequada, é importante que os membros da organização reflictam acerca dos seus próprios objectivos, através do processo top-down, em que cada nível reflecte acerca dos seus objectivos e os outros membros partem desses para reflectir acerca dos seus. Assim, os objectivos que são traçados para cada pessoa têm de espelhar os objectivos do departamento em que a pessoa está inserida, através de um processo de negociação. Nas situações mais difíceis, é aconselhável a chefia pensar em conjunto com os colaboradores na identificação dos objectivos. Para facilitar o processo, a chefia e os colaboradores podem começar com exemplos de funções onde já se estabeleceram responsabilidades e objectivos, e reflictam acerca deles. Posteriormente, através de um processo de brainstorming, tentam identificar os objectivos para as funções.
À medida que se vão definindo os objectivos, é importante que se faça uma análise dos meios necessários para que cada pessoa atinja os objectivos que lhe compete. Assim, deve-se estabelecer quais são as actividades que podem estar relacionadas com outras pessoas e encontrar soluções para possíveis problemas que possam decorrer da inter-relação entre o trabalho das diferentes pessoas. Com a clarificação das actividades a realizar, a relação dos objectivos entre colegas, os meios necessários para se atingirem os objectivos e a priorização dos mesmos não se cai no erro de se exigir às pessoas objectivos que depois não podem ser exequíveis, o que deita por terra todo o processo de gestão estratégica.
As principais ideias que devem se atendidas nos objectivos individuais de desempenho:
1-Os objectivos devem cingir-se aos resultados/projectos, tendo subjacentes as responsabilidades das pessoas;
2-Os objectivos deve estar definidos no tempo, pois de outra forma não se consegue verificar se forma ou não atingidos;
3-Os objectivos devem estar associados a uma medida métrica quantitativa, pois só assim se consegue ter uma meta de maneira a que se possa analisar se se atingiram ou não;
4-Os objectivos devem ser realistas, não exagerados; caso contrário, acabam por provocar uma grande desmotivação e desinteresse pelo trabalho que a pessoa tem.
Depois dos objectivos estarem estabelecidos, é preciso que sejam redigidos por escrito, num papel ou em suporte informático, e que fique uma cópia para o colaborador, para que este possa analisar e corrigir eventuais desvios de acção relativamente aos objectivos a prosseguir.
Os feedbacks individuais, departamentais e organizacionais deveriam ocorrer, genericamente, todos os meses, mas caso não seja possível as revisões devem ocorrer de quatro em quatro meses. Por ultimo, no final do ano relativo ao processo de avaliação de desempenho, efectua-se a avaliação de desempenho global de cada individuo, em que a chefia analisa com o colaborador os objectivos que foram previamente definido, com a finalidade de reforçar comportamento, aumentar a motivação e atribuir recompensas. Nesta altura, também se devem estabelecer novos objectivos para o ano seguinte, dando início a um novo processo de avaliação de desempenho.